Panel zapisów dla szkoły językowej: studium przypadku
Szkoła językowa prowadzi kilkanaście grup dla dzieci i młodzieży. Zapisy szły przez formularz na stronie, a dalej wszystko działo się w mailach, telefonach i pamięci sekretariatu. Poniżej opisuję, jak zaprojektowałem panel zapisów, który porządkuje drogę od zgłoszenia do zapisu, i czego ten projekt uczy przy automatyzacji w małej firmie.
Punkt wyjścia: gdzie uciekały zapisy
- Zgłoszenia z formularza trafiały na skrzynkę mailową i trzeba było je ręcznie przepisywać.
- Nikt nie widział w jednym miejscu, kto czeka na lekcję próbną, a kto już po niej.
- Po lekcji próbnej o decyzję trzeba było dopytywać telefonicznie, często za późno.
- Odwołane zajęcia oznaczały kilkanaście telefonów, żeby znaleźć uczniom inny termin.
Szkoła miała już system do umów, płatności i dziennika. Problem nie dotyczył uczniów, tylko rodziców, którzy jeszcze nie podjęli decyzji. To na tym etapie szkoła traciła najwięcej.
Co robi panel zapisów
Zapisy
Każde zgłoszenie z formularza na stronie trafia automatycznie na listę z etapem: nowe, lekcja próbna, czeka na decyzję, zapisany, rezygnacja.
Dopasowanie grupy
Przy umawianiu lekcji próbnej panel pokazuje tylko grupy pasujące poziomem i wiekiem dziecka, z liczbą wolnych miejsc.
Po lekcji
Po lekcji próbnej rodzic dostaje wiadomość z trzema przyciskami: zapisujemy, mam pytanie, jeszcze nie. Kliknięcie od razu zmienia status w panelu.
Odrabianie zajęć
Po odwołaniu zajęć system proponuje każdemu uczniowi dwa terminy w grupach na tym samym poziomie, z wolnym miejscem.
Na dziś
Rano sekretariat widzi krótką listę: do kogo zadzwonić, kto czeka za długo, co wymaga uwagi.
Statystyki i historia
Ile zgłoszeń w miesiącu, ilu zapisanych, dlaczego rodzice rezygnują oraz pełna historia wysłanych wiadomości.
Jak wygląda droga rodzica
- 1Rodzic wypełnia formularz na stronie szkoły, tak jak wcześniej.
- 2Zgłoszenie pojawia się w panelu, a rodzic dostaje potwierdzenie.
- 3Sekretariat umawia lekcję próbną w pasującej grupie. Dzień wcześniej wychodzi przypomnienie.
- 4Po lekcji rodzic dostaje wiadomość z przyciskami decyzji. Jeśli nie odpowie, przypomnienie wychodzi po 2 i 5 dniach.
- 5Decyzja rodzica zmienia status i zatrzymuje kolejne przypomnienia. Pytanie trafia do sekretariatu.
Decyzje projektowe, które warto skopiować
Nie zastępować tego, co działa
Szkoła miała już formularz na stronie i system do umów i płatności. Panel podpina się pod istniejący formularz i zajmuje się tylko tym, czego brakowało: etapem przed zapisem.
Prosty język zamiast branżowego
W panelu nie ma słów typu lejek czy pipeline. Są zakładki: Zapisy, Po lekcji, Zajęcia, Na dziś. Sekretariat rozumie je bez szkolenia.
Rodzic bez logowania
Rodzic nie zakłada konta. Dostaje jednorazowy, podpisany link, który działa z telefonu jednym kliknięciem.
Najpierw działający prototyp
Zamiast specyfikacji szkoła dostała działający panel na przykładowych danych, żeby ocenić go na swoich przypadkach przed decyzją o wdrożeniu.
Technologia i koszty
Panel działa w przeglądarce na komputerze i telefonie, z jasnym i ciemnym motywem oraz logo szkoły. Dane są na serwerach w Unii Europejskiej, a każdy pracownik ma własne konto z odpowiednią rolą. Wiadomości wychodzą mailem, a SMS można dołączyć w kolejnym kroku.
Wdrożenie takiego panelu zaczyna się od 2 500 zł netto, do tego stała miesięczna opłata za utrzymanie. Kolejne funkcje, np. integracja z systemem do umów, wyceniam osobno.
Dla kogo sprawdzi się podobne rozwiązanie
Ten sam schemat pasuje do każdej firmy, w której klient najpierw się zgłasza, potem próbuje, a na końcu decyduje: szkoły językowe i muzyczne, akademie sportowe, szkoły tańca, kursy przedszkolne i zajęcia dodatkowe.
Prowadzisz szkołę lub akademię?
Pokażę działający prototyp panelu zapisów na przykładowych danych Twojej szkoły, zanim zdecydujesz o wdrożeniu.
Zobacz system zapisów na zajęciaNajczęstsze pytania
Czy panel zapisów zastępuje system do umów i płatności?
Nie. Panel obsługuje etap przed zapisem: zgłoszenia, lekcje próbne, decyzje rodziców i odrabianie zajęć. Umowy i płatności zostają w dotychczasowym systemie, a dane zapisanego ucznia można do niego przekazać.
Czy rodzic musi zakładać konto?
Nie. Rodzic dostaje jednorazowy link w wiadomości i odpowiada jednym kliknięciem z telefonu.
Ile kosztuje taki panel zapisów?
Wdrożenie zaczyna się od 2 500 zł netto, do tego stała miesięczna opłata za utrzymanie. Przed decyzją można zobaczyć działający prototyp na przykładowych danych szkoły.